Déclaration de confidentialité
Selectair est une société coopérative à responsabilité limitée dont le siège social est situé à la chaussée de Malines 518C02 à Vilvorde et est une coupole de collaboration entre agents de voyage libres et indépendants, regroupant plus de 100 agences en Belgique (les membres de Selectair).
Pour toute question, requête ou plainte relative au traitement des données à caractère personnel vous concernant au sein de Selectair, contactez John Van Wulpen (John@Selectair.be).
Vous pouvez naturellement contacter également l’adresse e-mail générale privacy@selectair.be ou par téléphone, au numéro 02/254 78 60.
Dans le cadre de leurs activités, Selectair et ses membres traitent les données à caractère personnel de personnes physiques. Ces dernières peuvent être les clients (potentiels) d’une agence de voyage Selectair, des personnes de contact auprès de tour-opérateurs, de chaînes hôtelières, de compagnies aériennes, des membres du personnel, etc.
Selectair et ses membres appliquent une politique de confidentialité stricte conformément au règlement RGPD.
Quelles données à caractère personnel sont traitées par Selectair et ses membres ?
Selectair et ses membres traitent les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution de contrats de voyage ou autres conclus avec Selectair ou avec un de ses membres, et traitent également les données nécessaires à l’exercice des activités commerciales de Selectair et de ses membres.
Il peut par exemple s’agir de vos nom, prénom et coordonnées, de votre choix de langue, votre numéro d’entreprise ou de TVA, votre numéro de compte bancaire, votre numéro de carte de crédit, des données concernant votre passeport, de votre adresse e-mail. Cela concerne également les communications que vous échangez avec Selectair en tant que client actuel ou potentiel. Selectair traite peu de données à caractère personnel sensibles au sien du RGPD.
Dans le cadre des voyages, les clients sont généralement obligés de communiquer certaines (coor)données à Selectair. Celles-ci peuvent contenir certaines informations sensibles comme des données médicales pertinentes dans le cadre du voyage ou encore des desiderata précis (relatifs à un régime, à une religion ou à des restrictions). En acceptant les conditions générales et particulières d’application pour le contrat de voyage, le Client donnera son consentement exprès au traitement strictement nécessaire de ces données. La non-communication d’autres données à caractère personnel quoique facultatives peut toutefois ralentir ou entraver sérieusement l’exécution du contrat de voyage.
Si une personne s’inscrit à la newsletter, elle reçoit régulièrement une newsletter à l’adresse e-mail communiquée. Selectair n’utilisera cette adresse e-mail que pour les services auxquels la personne concernée s’est inscrite. La personne concernée peut évidemment se désinscrire à tout moment par le biais du lien qui se trouve au bas de chaque newsletter ou en adressant une demande en ce sens à l’adresse e-mail news@selectair.be.
Fondement légal et finalités du traitement
Le traitement dans le cadre de contrats envisagés ou en cours est également le fondement légal le plus important du traitement des données par Selectair et par ses membres. Au besoin, votre consentement complémentaire, exprès et spécifique sera demandé pour le traitement de vos données à caractère personnel, conformément au RGPD. Un consentement donné peut en principe être gratuitement retiré de manière électronique, sauf s’il existe naturellement une autre base juridique pour le traitement.
À cet égard, Selectair signale toutefois qu’elle et ses membres peuvent également traiter vos données sur la base d'un « intérêt légitime » à leur traitement. Ainsi, Selectair et ses membres peuvent par ex. vous informer des nouveaux voyages ou des promotions susceptibles de vous intéresser si vous êtes inscrit à notre newsletter depuis déjà longtemps. Comme par le passé, Selectair le fera toujours dans des limites raisonnables et jamais de manière agressive ou non souhaitée par vous.
Source des données à caractère personnel
Selectair et ses membres acquièrent les données à caractère personnel qu’elles traitent en premier lieu des personnes physiques concernées proprement dites (directement ou par l’intermédiaire de ses membres). Il peut également arriver que votre compagnie d’assurance, leurs intermédiaires et le personnel médical communiquent des informations ou des données vous concernant, par ex. en cas d’urgence ou dans l’intérêt d’autres clients. Nous ne faisons évidemment jamais un usage abusif de ces données et les utilisons uniquement afin de pouvoir mieux vous servir.
Durée du traitement
Selectair et ses membres ne conservent pas les données à caractère personnel qu’ils traitent plus longtemps que le requièrent les finalités de leur traitement.
En principe, Selectair et ses membres ne conservent pas les données à caractère personnel pendant plus de 10 ans à compter de la fin du contrat (de voyage) ayant été conclu avec Selectair ou avec un de ses membres ou à compter du moment où les données ont été collectées (compte tenu du délai de prescription des dispositions contractuelles). Les données à caractère personnel peuvent évidemment être conservées plus longtemps si cela s’avère nécessaire, par ex. pour les besoins d’une procédure judiciaire.
Selectair et ses membres ne conservent pas les données à caractère personnel des membres de son personnel pendant plus de cinq ans à compter de la fin du contrat de travail, sauf en cas de procédure judiciaire, auquel cas les données peuvent être traitées pendant une durée de maximum trois ans après la fin de la procédure.
Les éventuelles données sensibles ne seront conservées que pour la durée nécessaire à l’exécution du contrat de voyage, à moins qu'il ne soit nécessaire de les conserver plus longtemps en vue de prouver l’exécution correcte du contrat de voyage par Selectair ou par le membre concerné.
Selectair et ses membres s’efforcent de tenir à jour les données à caractère personnel qu’elles traitent et les efface ou les rectifie au besoin.
Sécurité des données à caractère personnel
Selectair et ses membres garantissent l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, tant sur le plan technique qu’organisationnel. Selectair conserve les données à caractère personnel importantes/sensibles sur des propres serveurs sécurisés ou sur les serveurs sécurisés de tiers.
Traitement par / transfert à des partenaires externes
Selectair et ses membres traitent en premier lieu eux-mêmes les données à caractère personnel proprement dites (aussi bien en interne qu’en externe, à des fins d’information et de communication). Selectair et ses membres ne transfèrent des données à des tiers que dans la mesure où cela est nécessaire pour la réservation de votre voyage ou pour le bon déroulement du voyage (nous devons par exemple communiquer certaines données aux fournisseurs des formules de voyages, comme des compagnies aériennes, des hôtels ou des entreprises de transport). Seules les données strictement nécessaires sont évidemment communiquées. Selectair ne communique en outre certaines données à caractère personnel à des partenaires externes que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de sa tâche en tant que coupole d’organisation. Selectair et ses membres peuvent également s’échanger des données entre eux si cela s’avère essentiel à la mission de Selectair.
Le transfert de données à caractère personnel à des parties étrangères, également en dehors de l’UE (comme des chaînes hôtelières, des compagnies aériennes, des intermédiaires et autres prestataires de services), est absolument nécessaire dans le cadre de l’exécution des contrats de voyage avec le client et le client consent donc à ce traitement dans les conditions générales ou particulières du contrat de voyage. Ce transfert est donc dans l’intérêt des clients.
Si Selectair ou un de ses membres communique des données à caractère personnel à une partie en dehors de l’Union européenne ne figurant pas sur la liste des « pays sûrs » (dans le cadre du RGPD), elle imposera, dans la mesure du possible, les garanties de sécurité adéquates à cet effet.
Selectair et ses membres s’assurent au maximum que les partenaires externes qui traitent des données à caractère personnel pour eux ou qui sont (conjointement) responsables de traitement des données à caractère personnel, respectent les dispositions du RGPD. À cet effet, ils s’efforcent de conclure des « conventions de traitement » avec ses principaux partenaires.
Vos droits dans le cadre du RGPD
Selectair et ses membres garantissent et facilitent l’exercice de vos droits en tant que personne physique concernée, qui vous ont été conférés par le RGPD (information, accès, copie, rectification, oubli, limitation ou opposition au traitement, portabilité des données).
Vous pouvez exercer vos droits gratuitement par le biais des informations de contact mentionnées au bas de la présente déclaration. Selectair ou ses membres ne peuvent vous facturer des frais administratifs qu’en cas de demande disproportionnée.
Cookies
Selectair et ses membres utilisent des cookies sur leurs sites Internet et sur leurs portails de déclaration. Un cookie est un petit fichier qu'un site Internet enregistre sur votre disque dur par le biais du navigateur. Un cookie contient des informations enregistrées. La plupart des navigateurs sont configurés par défaut pour accepter les cookies, mais vous pouvez en modifier les paramètres afin de refuser tous les cookies ou pour être averti quand un cookie est envoyé. Il est toutefois possible que certaines fonctionnalités et services, sur nos sites Internet ou sur d’autres sites, ne fonctionnent pas tout à fait correctement si les cookies sont désactivés dans votre navigateur. En ce qui concerne les cookies et leur utilisation, Selectair et ses membres vous invitent toutefois à consulter leur déclaration en matière de cookies.
Une plainte ou une question à propos de vos données à caractère personnel ?
Votre personne de contact chez Selectair ou ses membres vous a déjà été communiquée. Vous pouvez également adresser vos plaintes auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de Protection des Données ou APD. Il s’agit du nouveau nom de l’ancienne Commission de la protection de la vie privée. Vous pouvez toujours introduire un recours auprès des tribunaux nationaux.
Version de la présente déclaration de confidentialité
Cette page a été actualisée pour la dernière fois le 16 mai 2018.